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L’email : comment l’utiliser à bon escient ?

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© 24heures, 30.06.2022

Le message électronique s’est imposé depuis belle lurette dans les pratiques professionnelles comme un moyen de communication parmi d’autres. D’ailleurs, la plupart d’entre nous rédigeons, envoyons, recevons et lisons des emails quotidiennement dans nos activités.


Ces emails présentent des avantages incontestables : tout d’abord, ils permettent une transmission rapide d’informations dans les deux sens. Envoyer un courriel est simple et ne requiert aucun déplacement physique ni intermédiaire. L’utilisation de l’email nous évite des interruptions (pour autant que l’on se fixe une règle de consultation, bien sûr), ce qui facilite le travail en autonomie tout en permettant les échanges au sein d’un vaste réseau. La distance n’est ainsi plus un frein : on atteint rapidement et sans contrainte la bonne cible (si l’on dispose de la bonne adresse). 

Mais malgré ses nombreux avantages, l’email est sournois. En effet, il favorise une accumulation d’informations. Prenons, par exemple, le retour de vacances. Qui ne s’est jamais senti angoissé à l’idée de se retrouver face à une messagerie pleine à craquer à son retour ? La tentation est alors grande de développer des stratégies pour traiter ses emails au fur et à mesure pendant ses congés ou juste avant de reprendre le travail afin d’atterrir en douceur le jour j. 

Par ailleurs, des approches plus insidieuses peuvent également faire leur apparition. Certains choisissent l’option de mettre en copie plusieurs destinataires sans pour autant se demander qui doit réellement être informé. D’autres encore utilisent le courriel pour laisser une trace écrite, ce qui peut potentiellement crisper les relations professionnelles. 

De plus, l’email peut facilement être source d’incompréhension car souvent lu « en diagonale » par manque de temps ou surcharge d’information à traiter. La chaîne des messages reprend alors de plus belle pour préciser et repréciser les propos. 

Quid encore de son impact environnemental ? Sans rentrer plus en détails ici, il est également à prendre en considération.

Une utilisation peut-être plus rationnelle et emprunte de bon sens permettrait de le considérer davantage comme un allié plutôt que comme une source de stress. Plusieurs pistes peuvent être envisagées pour n’en proposer que quelques-unes : éviter le fonctionnement en « mode automatique », se demander qui est concerné par l’information avant de cliquer sur répondre à tous par exemple.  Ou encore modérer son envie de vouloir répondre rapidement en s’assurant d’avoir bien lu et compris les lignes qui nous sont adressées. Enfin, on pourrait aussi se questionner davantage sur la pertinence du choix de communication selon la situation ? Là où un coup de fil ou alors un contact en face à face serait plus efficace et judicieux. A vous de voir comment vous souhaitez vous en servir… 

Emilie Moulin
Consultante

24heures